Verdacht auf Geldwäsche - Was tun? Ein Leitfaden

Das Wichtigste im Überblick

• Bei Geldwäscheverdacht ist schnelles und rechtssicheres Handeln entscheidend - die gesetzlichen Meldefristen müssen unbedingt eingehalten werden, um persönliche Haftungsrisiken zu vermeiden
• Eine professionelle rechtliche Beratung hilft, Verdachtsfälle rechtssicher zu bewerten und die Kommunikation mit Behörden sowie Geschäftspartnern angemessen zu gestalten
• Präventive Compliance-Maßnahmen sind der beste Schutz vor Geldwäschevorwürfen und können das Haftungsrisiko erheblich reduzieren

Die Herausforderung: Geldwäscheverdacht im Unternehmensalltag

Für Unternehmen und deren Verantwortliche stellt ein Geldwäscheverdacht eine besondere Herausforderung dar. Die Situation erfordert einerseits schnelles Handeln, um gesetzliche Pflichten zu erfüllen und Haftungsrisiken zu minimieren. Andererseits müssen vorschnelle Reaktionen vermieden werden, die unnötige Reputationsschäden verursachen könnten.

Akuter Verdachtsfall? Nutzen Sie unsere Expertise für eine erste rechtliche Einschätzung.

Rechtliche Grundlagen verstehen

Der Geldwäschetatbestand (§ 261 StGB) wurde in den letzten Jahren erheblich verschärft. Seit 2021 kann jede rechtswidrige Tat als Vortat einer Geldwäsche dienen. Dies hat die Anforderungen an die Sorgfaltspflichten von Unternehmen deutlich erhöht.

Meldepflichten und Fristen

Bei einem Geldwäscheverdacht müssen nach dem Geldwäschegesetz (GwG) verpflichtete Unternehmen unverzüglich eine Verdachtsmeldung an die Financial Intelligence Unit (FIU) abgeben. Dabei gilt:

• Die Meldung muss "unverzüglich" erfolgen:
  Das GwG verlangt eine unverzügliche Meldung bei Verdachtsfällen. "Unverzüglich" bedeutet ein Handeln ohne schuldhaftes Zögern. Es gibt keine konkrete zeitliche Vorgabe vom Gesetzgeber oder den Aufsichtsbehörden, bspw. der BaFin. Unternehmen müssen organisatorische Maßnahmen treffen, um eine schnelle Fallbearbeitung zu ermöglichen.
• Der Geschäftspartner darf von der Verdachtsmeldung nichts erfahren:
  Das GwG verbietet es, den Vertragspartner oder Dritte über eine erstattete oder auch nur beabsichtigte Verdachtsmeldung zu informieren. Dies dient dazu, die Effektivität der Ermittlungen zu gewährleisten und mögliche Verdunkelungshandlungen zu verhindern.

Professionelles Verdachtsfall-Management

Sofortmaßnahmen bei Verdacht

1. Umgehend rechtliche Beratung einholen
2. Relevante Unterlagen und Kommunikation sichern
3. Interne Dokumentation beginnen
4. Verschwiegenheit wahren

Lassen Sie sich von unseren Experten beraten - diskret und lösungsorientiert.

5 konkrete Schritte bei Geldwäscheverdacht

1.  Verdacht erkennen und dokumentieren

Die Früherkennung verdächtiger Aktivitäten ist der erste und wichtigste Schritt. Mitarbeiter müssen für typische Warnsignale wie ungewöhnliche Bargeldtransaktionen, unklare Geldherkunft oder widersprüchliche Kundenangaben sensibilisiert sein. Dokumentieren Sie sorgfältig alle relevanten Informationen von der Kundenidentität bis zu den konkreten Verdachtsgründen.

2.  Erste Sicherungsmaßnahmen einleiten

Treffen Sie umgehend Maßnahmen zur Beweissicherung. Sichern Sie alle relevanten Unterlagen und elektronischen Daten. Beschränken Sie den Zugriff auf sensible Informationen auf einen kleinen Kreis von Verantwortlichen. Diese erste Absicherung ist entscheidend für die spätere rechtliche Bewertung und mögliche Beweisführung.

3.  Interne Prüfung durchführen

Die Compliance-Abteilung oder der Geldwäschebeauftragte muss den Verdacht umgehend prüfen. Eine systematische Risikobewertung hilft zu entscheiden, ob eine Meldung erforderlich ist. Diese Prüfung sollte zügig, aber gründlich erfolgen - schnelles Handeln ist wichtig, übereilte Reaktionen sind jedoch zu vermeiden.

4.  Geschäftsbeziehung bewerten

Prüfen Sie kritisch, ob und wie die Geschäftsbeziehung fortgesetzt werden kann. Verdächtige Transaktionen müssen gestoppt oder ausgesetzt werden. Diese Entscheidungen sollten jedoch nicht ohne rechtliche Absicherung getroffen werden. Eine professionelle Beratung hilft dabei, Haftungsrisiken zu vermeiden und den Geschäftsbetrieb rechtssicher fortzuführen.

5.  Verdachtsmeldung erstatten

Bei einem begründeten Verdacht muss unverzüglich eine Meldung an die Financial Intelligence Unit (FIU) erfolgen. Diese wird über das elektronische Portal goAML Web eingereicht und muss alle relevanten Details zur verdächtigen Aktivität enthalten. Beachten Sie dabei die strikte Geheimhaltungspflicht - weder der Betroffene noch unbeteiligte Dritte dürfen informiert werden.

Unsicher im Umgang mit einem Verdachtsfall? Unsere Experten unterstützen Sie bei jedem Schritt.

Präventive Maßnahmen zur Risikominimierung

Implementierung eines Compliance-Management-Systems (CMS)

Ein effektives Compliance-Management-System ist der beste Schutz vor Geldwäschevorwürfen. Es hilft nicht nur, Risiken zu minimieren, sondern zeigt auch die Ernsthaftigkeit des Unternehmens im Umgang mit gesetzlichen Vorgaben. Wesentliche Elemente eines CMS sind:

• Dokumentierte Risikoanalyse
• Klare Verantwortlichkeiten und Prozesse
• Regelmäßige Mitarbeiterschulungen
• Laufende Überwachung und Anpassung

Know-Your-Customer-Prinzip

Die sorgfältige Prüfung von Geschäftspartnern ist eine der wichtigsten präventiven Maßnahmen zur Verhinderung von Geldwäsche. Das KYC-Prinzip umfasst:

• Identifizierung und Überprüfung der Handelnden Personen
• Identifizierung und Überprüfung der wirtschaftlich Berechtigten
• Dokumentation der Identifizierung und Überprüfung
• Regelmäßige Aktualisierung der eingeholten Informationen

Technologische Unterstützung nutzen

Moderne Technologien können die Effizienz von Compliance-Maßnahmen erheblich steigern:

• Screening-Tools:
  Setzen Sie Softwarelösungen ein, um Kunden und Transaktionen automatisch auf Risiken zu überprüfen.
• Intelligentes Transaktionsmonitoring:
  Implementieren Sie Systeme mit KI und Datenanalyse-Funktionen, die ungewöhnliche Transaktionen in Echtzeit erkennen, komplexe Verhaltensmuster identifizieren und verdächtige Aktivitäten automatisch melden.

Präventiv handeln statt reaktiv abwehren - Lassen Sie sich zu Compliance-Maßnahmen beraten.

Unsere Expertise in der Beratung wegen Geldwäscheverdacht

Die Kanzlei Tsambikakis verfügt über jahrelange Erfahrung in der Bearbeitung komplexer Geldwäscheverfahren. Unsere Erfolge sprechen für sich:

• Zahlreiche erfolgreiche Verfahrenseinstellungen
• Umfassende Expertise, insbesondere bei Banken und Immobilienunternehmen
• Langjährige Erfahrung mit internationalen Sachverhalten

Was uns auszeichnet

• Tiefgreifendes Verständnis wirtschaftlicher Zusammenhänge
• Fokus auf Reputationsschutz
• Präventiver Beratungsansatz

Häufig gestellte Fragen

Was sind typische Verdachtsmomente für Geldwäsche?

Es gibt verschiedene Indikatoren, die auf mögliche Geldwäsche hinweisen können. Besonders auffällig sind ungewöhnliche Transaktionsmuster, die vom üblichen Geschäftsgebaren abweichen. Auch häufige oder große Bargeldgeschäfte ohne plausiblen wirtschaftlichen Hintergrund sollten kritisch hinterfragt werden.

Welche Folgen hat eine Verdachtsmeldung?

Eine Verdachtsmeldung setzt zunächst einen behördlichen Prüfungsprozess in Gang. Die Financial Intelligence Unit (FIU) analysiert den gemeldeten Sachverhalt und leitet bei erhärtetem Verdacht den Fall an die zuständigen Strafverfolgungsbehörden weiter. Dies kann zur Einleitung strafrechtlicher Ermittlungen führen. In vielen Fällen erfolgt auch eine vorläufige Vermögenssicherung, um die spätere Einziehung illegal erlangter oder gewaschener Vermögenswerte sicherzustellen.

Wie lange dauert die behördliche Prüfung eines Verdachtsfalls?

FIU-Prüfungsphase: Die Bearbeitungsdauer bei der Financial Intelligence Unit (FIU) variiert je nach Komplexität des gemeldeten Sachverhalts. Einfachere Fälle werden oft innerhalb weniger Wochen analysiert. Bei Sachverhalten mit internationalen Bezügen kann die Prüfung mehrere Monate in Anspruch nehmen. Die FIU entscheidet nach ihrer Analyse, ob der Fall an die Strafverfolgungsbehörden weitergeleitet wird.

Anschließendes strafrechtliches Ermittlungsverfahren: Wird der Fall an die Staatsanwaltschaft abgegeben, beginnt ein eigenständiges Ermittlungsverfahren. Dieses kann bei umfangreichen Sachverhalten, insbesondere wenn mehrere Jurisdiktionen beteiligt sind oder aufwändige Finanzermittlungen erforderlich sind, mehrere Jahre dauern.

Wer ist zur Meldung eines Geldwäscheverdachts verpflichtet?

Die Verpflichtung zur Meldung eines Geldwäscheverdachts trifft einen breiten Kreis von Unternehmen und Berufsgruppen. Nach dem GwG gehören dazu insbesondere Finanzdienstleister, Banken, Immobilienmakler, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Rechtsanwälte. Auch Unternehmen im Bereich des Handels mit hochwertigen Gütern wie Edelmetallen oder Kunstwerken sind meldepflichtig. Die Verpflichtung gilt dabei nicht nur für das Unternehmen selbst, sondern auch für dessen Mitarbeiter.

Wie sollte die interne Kommunikation bei einem Verdachtsfall gestaltet werden?

Die interne Kommunikation bei einem Geldwäscheverdacht erfordert besondere Sorgfalt und Diskretion. Informationen sollten ausschließlich an einen eng begrenzten Personenkreis weitergegeben werden, der unmittelbar mit der Bearbeitung des Falls betraut ist. Die Kommunikation muss durchgehend dokumentiert werden und sollte möglichst über sichere Kanäle erfolgen. Dabei gilt das strikte Informationsverbot gegenüber dem Betroffenen der Verdachtsmeldung, um die behördlichen Ermittlungen nicht zu gefährden.

Welche präventiven Maßnahmen können Unternehmen ergreifen?

Ein effektives Präventionssystem beginnt mit der Implementierung eines robusten Compliance-Management-Systems. Dieses umfasst dokumentierte Risikoanalysen, klare Verantwortlichkeiten und Prozesse sowie regelmäßige Mitarbeiterschulungen. Die konsequente Anwendung des Know-Your-Customer-Prinzips mit sorgfältiger Identifizierung und Überprüfung aller Geschäftspartner ist ebenfalls entscheidend. Von großer Bedeutung ist zudem die Nutzung moderner Technologien wie Screening-Tools und intelligentes Transaktionsmonitoring mit KI-Unterstützung. Die laufende Überwachung und regelmäßige Aktualisierung dieser Maßnahmen ist dabei unerlässlich.

Welche Rolle spielt die Dokumentation im Verdachtsfall?

Eine sorgfältige Dokumentation ist im Fall eines Geldwäscheverdachts von entscheidender Bedeutung. Sie umfasst die lückenlose Aufzeichnung aller Transaktionen, Kommunikation und getroffenen Entscheidungen. Diese Dokumentation dient nicht nur der eigenen Absicherung, sondern ist auch für die spätere Zusammenarbeit mit Behörden wichtig. Besonderes Augenmerk sollte auf die Dokumentation der Entscheidungsprozesse und der Gründe für oder gegen eine Verdachtsmeldung gelegt werden.

Was kostet die rechtliche Beratung bei Geldwäscheverdacht?

Die Kosten für eine rechtliche Beratung variieren je nach Komplexität des Falls und erforderlichem Arbeitsumfang. Einfache Erstberatungen und präventive Maßnahmen sind dabei deutlich kostengünstiger als die Begleitung eines komplexen Ermittlungsverfahrens. Eine frühzeitige rechtliche Beratung kann dabei helfen, spätere umfangreiche und kostenintensive Verteidigungsmaßnahmen zu vermeiden. Die voraussichtlichen Kosten werden in einem ersten Beratungsgespräch transparent besprochen.

Wie läuft die erste Kontaktaufnahme mit einer spezialisierten Kanzlei ab?

Der erste Kontakt mit der Kanzlei Tsambikakis kann auf verschiedenen Wegen erfolgen - sei es durch ein persönliches Gespräch, ein vertrauliches Telefonat oder eine E-Mail-Kommunikation. In einem ersten Austausch wird der Sachverhalt grob umrissen und eine erste rechtliche Einschätzung gegeben. Dabei werden auch die nächsten Schritte und mögliche Handlungsoptionen besprochen. Die Vertraulichkeit ist durch unsere anwaltliche Schweigepflicht vollumfänglich geschützt. Nach diesem Erstgespräch entwickeln wir einen konkreten Handlungsplan und legen gemeinsam mit Ihnen die weitere Vorgehensweise fest.

Dr. Markus Gierok